Personalbeschaffung – Der One-Stop-Blog mit allem, was du wissen musst!

Was versteht man unter Personalbeschaffung und warum ist sie wichtig?

Die Personalbeschaffung, auch Personalrekrutierung oder Personalgewinnung genannt, ist Bestandteil der Personalwirtschaft eines jeden Unternehmens. Ihre vorrangige Aufgabe ist es, den Personalbestand so zu steuern, damit innerbetriebliche Leistungsprozesse dem angestrebtem Niveau entsprechen. Dies kann der Fall sein, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder das Unternehmen durch Wachstum neue Stellen zu vergeben hat. Bei der Personalbeschaffung ist auf eine betriebsnotwendige Qualität und Quantität der Bewerber sowie auf zeit- und ortsbezogene Vorgaben des Personalbedarfs zu achten.

Wie läuft die Personalbeschaffung ab? – Aufgaben der Personalbeschaffung

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in richtiger Qualität und Quantität, zum richtigen Zeitpunkt und für den richtigen Arbeitsort zu finden und einzustellen ist nicht leicht. Um die Komplexität des Prozesses zu reduzieren, gliedert sich die Personalbeschaffung in mehrere Aufgabengebiete auf, in welchem für jede Aufgabe besondere Handlungsanweisungen notwendig sind.

Die Aufgaben der Personalbeschaffung lauten wie folgt:

  • Personalplanung
    > qualitativen Personalbedarf feststellen
    > quantitativen Personalbedarf feststellen
  • Personalakquise
    > Medienkanäle auswählen
    > Stellenanzeigen erstellen & veröffentlichen
    > Personalmarketing betreiben
  • Bewerbermanagement
    > Bewerbungen bearbeiten
    > Vorstellungsgespräche durchführen
    > Bewerber evaluieren
  • Onboarding
    > Vertragsgestaltung durchführen
    > Mitarbeiter einarbeiten

Personalplanung

In der Personalplanung wird der zukünftige Personalbedarf in einem Unternehmen festgelegt. Dadurch soll sichergestellt werden, dass ein Unternehmen jederzeit Mitarbeiter mit den benötigten Kompetenzen (Qualität) und in benötigter Anzahl (Quantität) verfügt.

Qualitative Personalplanung

Bei der qualitativen Personalplanung werden die Anforderungen an das Personal festgestellt. Essenziell ist dabei die Ziele und Strategien zu berücksichtigen und darauf aufbauend einen Anforderungskatalog zu erstellen.

Ziele und Strategie

Die Personalplanung orientiert sich an den Zielen und Strategien des Unternehmens. Denn auf dieser Basis lässt sich ableiten, welche Fähigkeiten und Anforderungen für die Erreichung der Ziele und Durchführung der Strategie benötigt werden. Ebenfalls kann der Planungshorizont herangezogen werden. Je kürzer der Planungshorizont, desto einfacherer lässt sich der Personalbedarf präzise vorhersagen. Je umfassender die Ziele und Strategien des Unternehmens sind, desto länger wird in der Regel der Planungshorizont. Fehlplanungen werden damit wahrscheinlicher und sind zu berücksichtigen.

Anforderungskatalog

Um die benötigten Mitarbeiterkompetenzen herauszufinden, eignet sich der direkte Kontakt mit den Mitarbeitern eines Fachbereichs. Gemeinsam lässt sich ein Anforderungskatalog erstellen, der auf fachlicher Ebene den Bedarf an Kompetenzen gliedert.

Quantitative Personalplanung

Sind Anforderungen definiert, lässt sich die benötige Anzahl an Mitarbeitern berechnen. Hierfür gibt es eine Reihe an Formeln.

Formelsammlung quantitative Personalplanung

Einsatzbedarf = (x Aufgaben * y Zeit) / Regelarbeitszeit + Reservebedarf
Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage
Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
Fortgeschriebener Personalbestand =
(Feststehende Zugänge + aktueller Personalbestand) – Voraussichtliche Abgänge
Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand

Neben den verschiedenen Formeln müssen zwischen sechs Arten des Personalbedarfs unterschieden werden, um den Bedarf korrekt zu berechnen. 

Arten des Personalbedarfs

Einsatzbedarf: Betriebsnotwendiges Personal, um anfallende Arbeitsmengen zu bewältigen.
Reservebedarf: Personal, das Arbeitsausfälle durch z. B. Krankheit oder Freistellungen abfängt.
Zusatzbedarf: Personal, das benötigt wird, wenn besonders arbeitsintensive Hochphasen anstehen.
Neubedarf: Personal, das durch organisatorische Erweiterungen und Kapazitätserhöhungen im Betrieb notwendig wird.
Ersatzbedarf: Benötigt, wenn Personal planmäßig oder unvorhergesehen ausscheidet und eine Stelle vakant wird.
Minderbedarf: Personal, dass z. B. durch Auftragseinbrüche nicht mehr benötigt wird.

Berechnung des quantitativen Personalbedarfs

Einsatzbedarf

Als Erstes muss der Einsatzbedarf bestimmt werden, also das betriebsnotwendige Personal, zur Erreichung der definierten Ziele. Auf Basis von Vergangenheitswerten wird kalkuliert, wie viele Mitarbeiter für die Bearbeitung von x Aufgaben in y Zeit benötigt werden. Diese wird mit der Regelarbeitszeit verrechnet, die bei einer regulären Vollzeittätigkeit 40 Stunden pro Woche und 52 Wochen pro Jahr beträgt.

Einsatzbedarf = (x Aufgaben * y Zeit) / Regelarbeitszeit + Reservebedarf

Angenommen, ein Unternehmen mit 5 aktiven Mitarbeitern soll 1000 geplante Aufgaben (z. B. Kundentermine) im neuen Jahr bearbeiten. Aus Vergangenheitswerten ergab sich, dass für jede Aufgabe 1 Tag benötigt wird und das Unternehmen eine 40-Stunden-Woche vorsieht. Dann sieht die Formel für den Einsatzbedarf wie folgt aus:

Einsatzbedarf = (1000 Aufgaben * 1 Tag * 8 Stunden / 40 Stunden * 52 Wochen)
= 3,84

Für 1000 Kundentermine benötigt das Unternehmen also 3,84 Mitarbeiter.

Achtung! Hier sind noch keine Fehlzeiten und Wochenenden mit eingerechnet. Hierfür bedient man sich dem Verteilzeitfaktor.

Verteilzeitfaktor

Der Verteilzeitfaktor berücksichtigt Zeiten, in denen keine Arbeit (z. B. durch Krankheit) verrichtet werden kann.

Gehen wir davon aus, dass pro Mitarbeiter folgende Fehlzeiten im Betrieb anstehen:

• 14 Krankheitstage
• 24 Urlaubstage
• 8 Feiertage
• 3 Tage Betriebsveranstaltungen
• 3 Tage Führungsbesprechungen

Dann ergibt sich in Summe eine Fehlzeit von 52 Tagen.

Ebenso wie Fehlzeiten, muss die Anzahl der realen Arbeitstage berücksichtigt werden, um den Verteilzeitfaktor berechnen zu können. Dafür werden alle Wochenenden des Jahres berücksichtigt. Bei einer fünf-tätigen Arbeitswoche und insgesamt 52 Wochen im Jahr ergibt dies 104 Tage weiteren Arbeitsstillstand. Daraus folgt:

Reale Arbeitstage = 365 – 52 – 104 = 209 Tage

Nun kann man den Verteilzeitfaktor wie folgt berechnen:

Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage

= 52 / 209 = 24,9 %

Nun kann der Reservebedarf berechnet werden.

Reservebedarf

Der Reservebedarf kennzeichnet also das Personal, welches ausgefallenes Personal für die Zeit des Ausfalls ersetzt. Die Formel lautet:

Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor

Für unser Beispiel bedeutet dies, die Verrechnung der 3,84 Mitarbeiter aus dem Einsatzbedarf mit dem Verteilzeitfaktor von 24,9 %. Wir benötigen daher einen Reservebedarf von 0,95 Mitarbeitern.

Bruttopersonalbedarf

Addieren wir den Reservebedarf mit dem Einsatzbedarf, bekommen wir den Bruttopersonalbedarf.

Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf

= 3,84 + 0,95 = 4,79

Der Bruttopersonalbedarf gibt an, wie viele Mitarbeiter für die Bearbeitung der Aufgaben notwendig und Fehlzeiten einkalkuliert sind. Allerdings gibt es ja bereits Mitarbeiter im Unternehmen. Um diese zu berücksichtigen, bedient man sich dem fortgeschriebenen Personalbestand.

Fortgeschriebener Personalbestand

Der fortgeschriebene Personalbestand kennzeichnet den aktuellen Bestand und berücksichtigt außerplanmäßige Zu- und Abgänge im Unternehmen. So können Mitarbeiter z. B. kurzfristig kündigen oder aus der Elternzeit zurückkommen. Auch solche Faktoren müssen in der Personalbestandsplanung berücksichtigt werden.

In unserem Beispiel besteht das Unternehmen aus 5 aktiven Mitarbeitern. Davon kündigen zwei Mitarbeiter kurz vor der Planungsphase und einer tritt seine neue Stelle im Unternehmen an.

Die Formel zu Berechnung lautet wie folgt:

Fortgeschriebener Personalbestand =
(Feststehende Zugänge + aktueller Personalbestand) – Voraussichtliche Abgänge

aktueller Personalbestand = 5
Zugänge = 1
Abgänge = 2
Fortgeschriebener Personalbestand = (1 + 5) – 2 = 4

Nettopersonalbedarf

Der Nettopersonalbedarf berechnet sich wie folgt:

Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand

= 5 – 4 = 1

Ergebnis:
Das Unternehmen muss einen weiteren Mitarbeitenden einstellen, um die geplanten 1000 Kundentermine durchführen zu können.

Personalakquise oder Methoden der Personalbeschaffung

Nachdem die quantitative und qualitative Personalplanung definiert wurde, geht es darum, sich mit den Beschaffungswegen für neues Personal zu beschäftigen, also der Personalakquise.

Die Methoden der Personalbeschaffung teilt sich dabei in zwei Kategorien auf:

  • Interne Personalbeschaffung
  • Externe Personalbeschaffung

Der Unterschied liegt darin, ob bereits vorhandene Mitarbeiter im eigenen Unternehmen (intern) oder neue Mitarbeiter vom freien Arbeitsmarkt oder von anderen Unternehmen (extern) für zu besetzende Stellen akquiriert werden.

Interne Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung zielt darauf ab, bereits im Unternehmen vorhandene Mitarbeiter für neue Stellen zu positionieren und/oder weiterzuentwickeln. Dabei werden Maßnahmen wie interne Stellenausschreibungen, Beförderungen, Weiterbildungen sowie Ausbildungen und Praktika genutzt.

Interne Stellenausschreibung

Über das Intranet, das klassische „Schwarzes Brett“ oder E-Mail-Rundschreiben, aber auch durch Gespräche mit qualifizierten Mitarbeitern können auf intern zu besetzende Stellen hingewiesen werden.

Beförderung

Hierbei wird ein Mitarbeiter im Unternehmen, sofern er über die Kompetenzen verfügt, auf eine neue Stelle befördert oder versetzt. Dies bietet sowohl für den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer Vorteile. So wird die Stelle schneller besetzt, Know-how im Unternehmen gebunden und der Mitarbeiter meist durch mehr Verantwortung und ein höheres Gehalt belohnt.

Weiterbildung

Auch die Weiterbildung der Mitarbeiter ist Bestandteil der Personalbeschaffung. Neben der Verbesserung der Kompetenzen können Weiterbildungen Mitarbeiter auch für neue Stellen vorbereiten. Beispielsweise, wenn ein Ingenieur ein Führungskräftetraining durchläuft und dadurch für Stellen mit Führungsverantwortung infrage kommt.

Ausbildung, Praktika und Lehrstellen

Unternehmen bieten Ausbildungsplätze, Praktika und Lehrstellen an, um junge Talente intern zu schulen. Nach Abschluss können diese nahtlos als qualifizierte Mitarbeiter übernommen werden, was Zeit und Kosten bei der Personalbeschaffung spart.

Vorteile und Nachteile der internen Personalbeschaffung

Vorteile
  • Geringere Kosten für Recruiting
  • Geringerer Zeitaufwand für Recruiting und Onboarding
  • Verbessern von betriebsinternen Kompetenzen
  • Halten von betriebsinternem Know-how
  • Mitarbeiter ist mit betrieblichen Abläufen bereits vertraut
Nachteile
  • Geringere Auswahl an potenziellen Bewerbern
  • Bei Beförderung muss alte Stelle neu besetzt werden
  • Absagen auf interne Bewerbungen können Arbeitsmoral schmälern
  • Keine Diversifikation des Personals und Prozesse
  • Gesteigerte Konkurrenz unter den Mitarbeitern

Externe Personalbeschaffung

Die externe Personalbeschaffung bezieht sich auf die Anwerbung neuer Mitarbeiter aus anderen Unternehmen oder dem Arbeitsmarkt. Die gängigen Methoden sind dabei das Schalten von Stellenanzeigen auf Jobbörsen und der eigenen Karriere-Website, der Schaltung von Online-Werbung, dem Betrieb von Talent Pools und Mitarbeiterempfehlungsprogrammen, Events als auch Passives- und Retained Recruiting.

Bei der Fülle an Jobbörsen und Medienkanälen, kann eine manuelle Auswahl der besten Medienkanäle nicht mehr gelingen. Jedoch gibt es eine Menge an Softwarelösungen, mit denen datenbasiert diejenigen Kanäle ausgewählt werden, die die meisten Bewerber für ein spezielles Unternehmen bringen. Mehr hierzu gibt es in diesem Blogbeitrag.

Jobbörsen

Jobportale sind immer eine Option für externe Personalbeschaffung, da sie je nach Börse eine breite oder ganz spezifische Kandidatenauswahl ermöglichen. So finden sich auf Jobbörsen wie indeed.com oder stepstone.de Jobs für eine breite Masse an Jobsuchenden. Auf Nischen-Jobbörsen wie ictjob.de und sekretaria.de lassen sich dagegen ganz spezielle Zielgruppen erreichen. Auch für das Employer Branding eignen sich Jobbörsen, da gut gestaltete Anzeigen von einer Vielzahl an Nutzern gesehen werden können.

Karriere-Website

Die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf der Unternehmens-Karriereseite führt oft zu schnellen Besetzungen, da sich Bewerber hier gezielt für ein Unternehmen interessieren.

Social Media und Online-Werbung

Plattformen wie Facebook, LinkedIn, Xing und Instagram dienen der Verbreitung von Stellenanzeigen und eignen sich ebenfalls gut für das Employer Branding.

Talent Pools

Auch Talent Pools ermöglichen eine rasche Stellenbesetzung, da bereits ein Kommunikationskanal zu einem früheren Bewerber / Interessent besteht und dieser direkt über eine neue Position informiert werden kann.

Mitarbeiterempfehlungen

Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern sind ebenfalls sehr bedeutend, da sie das Unternehmen bereits kennen und der persönlichen Empfehlung eines Freundes oder Bekannten eine höhere Glaubwürdigkeit zugeschrieben wird.

Events und Kongresse

Veranstaltungen vereinen gleich mehrere Vorteile. Es vereint die positive Stimmung eines Events mit einer vorselektierten Besuchergruppe. Die Besucher sind offen für neues und möchten informiert werden. Die ideale Gelegenheit für Unternehmen, sich dem Interessenten zu präsentieren und durch persönliche Gespräche eine tiefere Beziehung aufzubauen.

Passives Recruiting

Auch passives Recruiting kann als externe Beschaffungsmaßnahme angesehen. Von passivem Recruiting ist die Rede, wenn Personen, die nicht aktiv auf Jobsuche sind, durch Werbeanzeigen und Personalmarketingmaßnahmen von einem Unternehmen überzeugt werden und sich daraufhin bewerben.

Retained Recruiting

Hierunter versteht man die Beauftragung von einem externen Dienstleister wie z. B. einer Personalmarketing-Agentur oder einem Berater, der das Unternehmen beim Recruiting unterstützen.

Vorteile und Nachteile der externen Personalbeschaffung

Vorteile
  • Größere Reichweite an potenziellen Bewerbern
  • Diversifikation des Personals und damit einhergehende differenzierte Einflüsse
  • auf Problemlösungen, Entscheidungen, Aufgabenbearbeitung, Team, etc.
  • Höheres Engagement neuer Mitarbeiter
  • Keine Weiterbildungskosten
Nachteile
  • Höhere Kosten für Recruiting
  • Höherer Zeitaufwand für Recruiting
  • Höhere Gefahr einer Fehlbesetzung (fachlich / zwischenmenschlich)
  • Längeres Onboarding

Der benötigte Personalbedarf steht fest, der Anforderungskatalog wurde erstellt und die präferierten Methoden der Personalbeschaffung festgelegt. Nun folgt im nächsten Schritt die Stellenausschreibung.

Stellenausschreibung

Eine gute Stellenausschreibung sollte klar, präzise und ansprechend formuliert sein, um potenzielle Bewerber anzusprechen und ihnen alle notwendigen Informationen zu bieten. Ein geeignetes Modell, um Bewerber effizient anzusprechen, ist die Erstellung einer Candidate Persona. Dabei sollten die folgenden Punkte mit aufgegriffen werden:

“Must-have” der Stellenausschreibung

Stellenbezeichnung: Verwende eine klare und präzise Bezeichnung für die ausgeschriebene Stelle, die den Verantwortungsbereich und die Rolle des Jobs widerspiegelt.

Unternehmensvorstellung: Gib eine kurze Einführung in das Unternehmen, seine Mission, Werte und Kultur. Dies hilft Bewerbern, das Unternehmen besser zu verstehen und ihre Eignung für die Stelle einzuschätzen.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Beschreibe die Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten der Position detailliert, um den Bewerbern ein klares Bild davon zu vermitteln, was von ihnen erwartet wird.

Anforderungen: Liste die erforderlichen Qualifikationen, Fähigkeiten und Erfahrungen auf, die Bewerber für die Position mitbringen sollten. Unterteile sie in „Must-Have“ und „Nice-to-Have“, um die wesentlichen Kriterien hervorzuheben.

Vergütung und Benefits: Falls möglich, gib Informationen zur Gehaltsrange oder zur Vergütungsstruktur an. Erwähne auch zusätzliche Leistungen wie Bonusprogramme, Gesundheitsleistungen, Weiterbildungsmöglichkeiten usw.

Kontaktinformationen: Gib klare Kontaktdaten an, an die sich Bewerber bei Fragen oder für weitere Informationen wenden können.

Standort und Arbeitszeit: Kläre den Standort der Stelle und die erwartete Arbeitszeit (Vollzeit, Teilzeit, Schichtarbeit) sowie die Möglichkeit von flexiblen Arbeitsarrangements.

“Nice-to-have” der Stellenausschreibung

Karriereentwicklung: Zeige potenzielle Entwicklungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen innerhalb des Unternehmens auf, um Bewerbern langfristige Perspektiven zu bieten.

Bewerbungsprozess: Beschreibe den Ablauf des Bewerbungsprozesses, einschließlich der Kontaktdaten oder des Bewerbungsportals. Nenne auch das voraussichtliche Datum, bis wann Bewerbungen eingereicht werden können.

Unternehmensimage: Füge Bilder oder Videos hinzu, um das Arbeitsumfeld, die Teams und die Atmosphäre im Unternehmen zu vermitteln. Dies kann Bewerbern helfen, sich besser vorzustellen, wie es ist, für das Unternehmen zu arbeiten.

Diversity und Inklusion: Betone das Engagement des Unternehmens für Vielfalt und Inklusion, um potenzielle Bewerber unterschiedlicher Hintergründe anzusprechen.

Denke daran, dass eine gute Stellenausschreibung nicht nur dazu dient, Bewerber anzulocken, sondern auch, diejenigen anzusprechen, die wirklich zur Stelle und zur Unternehmenskultur passen. Außerdem bietet jede Stellenausschreibung die Möglichkeit, das Employer Branding deines Unternehmens zu steigern. Hierbei eignen sich insbesondere die “Nice-to-haves” einzubeziehen.

Nachdem die Stellenausschreibung verfasst ist, gilt es, sie auf den ausgewählten Medienkanälen hochzuladen. Dann heißt es erstmal warten…

Bewerbermanagement

Bewertung von Bewerbungen

Der aktive Prozess der Personalauswahl beginnt nun. Diese Phase der Mitarbeitergewinnung ist von zentraler Bedeutung und stellt zweifellos eine der größten Herausforderungen im Bereich des Recruitings dar. Die eingegangenen Bewerbungen werden von Mitarbeitern der Personalabteilung gesichtet.

Anschließend erfolgt eine sorgfältige Analyse, die das Ziel hat, eine engere Auswahl geeigneter Bewerber zu treffen. Diese Vorauswahl kann sowohl wenige Kandidaten umfassen als auch eine beträchtliche Anzahl potenzieller Bewerber einschließen.

Auswahlgespräche und Kandidatenauswahl

Sobald geeignete Bewerber identifiziert sind, können sie im nächsten Schritt des zu Vorstellungsgesprächen eingeladen werden. Diese Gespräche ermöglichen es der Personal- und Fachabteilung, einen ersten Eindruck von den Bewerbern zu gewinnen. In Abhängigkeit von der Position und der Anzahl der Bewerber können weitere Auswahlverfahren erforderlich sein. Dazu gehören beispielsweise Einladungen zu (Online-)Assessment-Centern oder die Durchführung von Probearbeitstagen.

Onboarding Einführung neuer Mitarbeiter (Onboarding)

Das Onboarding zielt darauf ab, einen qualifizierten Kandidaten in das Unternehmen zu integrieren und ihn von einem Bewerber zu einem aktiven Mitarbeiter zu machen. In diesem Zusammenhang ist es die Aufgabe des Personalmanagements, einen Arbeitsvertrag zu gestalten und gegebenenfalls individuell anzupassen.

Anschließend erfolgt die Abstimmung mit dem neuen Mitarbeiter bezüglich des Arbeitsbeginns, der benötigten Arbeitsmittel und der unternehmensinternen Richtlinien, die beachtet werden müssen. Mit dieser Phase wird der Rekrutierungsprozess erfolgreich abgeschlossen.

Fazit Personalbeschaffung

Obwohl die Personalbeschaffung zweifellos anspruchsvoll und zeitintensiv ist, darf ihre Bedeutung im Unternehmenskontext nicht unterschätzt werden. Wer die Anforderungen seines Unternehmens kennt, klug gewählte Beschaffungswege nutzt und in seine Außenrepräsentation investiert, wird in der Lage sein, seine Personalziele auf effiziente Weise zu realisieren. Damit übernimmt er eine der wohl bedeutendsten Aufgaben innerhalb des Unternehmens – die Gewinnung erstklassiger Mitarbeiter.

FAQ zur Personalbeschaffung und ihren Abläufen

1. Was versteht man unter Personalbeschaffung?
Die Personalbeschaffung, auch als Personalrekrutierung oder Personalgewinnung bezeichnet, ist ein wichtiger Bestandteil der Personalwirtschaft eines Unternehmens. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, den Personalbestand so zu steuern, dass die internen Leistungsprozesse den angestrebten Zielen entsprechen.

2. Warum ist die Personalbeschaffung wichtig?
Die Personalbeschaffung ist wichtig, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen jederzeit über die richtige Anzahl qualifizierter Mitarbeiter mit den benötigten Fähigkeiten verfügt. Dies ist entscheidend, um betriebliche Abläufe aufrechtzuerhalten, Wachstum zu unterstützen und die Unternehmensziele zu erreichen.

3. Welche Schritte umfasst die Personalbeschaffung?
Die Personalbeschaffung gliedert sich in mehrere Schritte:

  • Personalbedarfsplanung: Feststellung von quantitativem und qualitativem Personalbedarf.
  • Personalakquise: Auswahl der Beschaffungswege und Veröffentlichung von Stellenanzeigen.
  • Bewerbermanagement: Bearbeitung von Bewerbungen, Durchführung von Vorstellungsgesprächen, Bewertung der Bewerber.
  • Onboarding: Einführung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen.

4. Was ist die Personalbedarfsplanung?
Die Personalbedarfsplanung ist der Prozess, bei dem der zukünftige Personalbedarf eines Unternehmens ermittelt wird. Dabei werden qualitative und quantitative Anforderungen berücksichtigt, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die benötigten Mitarbeiter zur richtigen Zeit und am richtigen Ort hat.

5. Was sind die Aufgaben der qualitativen Personalplanung?
Die qualitative Personalbeschaffungsplanung beinhaltet die Festlegung der Anforderungen an das Personal, basierend auf den Zielen und Strategien des Unternehmens. Hierbei werden die benötigten Kompetenzen und Fähigkeiten identifiziert.

6. Was sind die Aufgaben der quantitativen Personalplanung?
Die quantitative Personalbeschaffungsplanung befasst sich mit der Berechnung der benötigten Anzahl von Mitarbeitern. Hierbei werden verschiedene Formeln angewendet, um den Einsatzbedarf, Reservebedarf, Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf zu ermitteln.

7. Welche Arten des Personalbedarfs gibt es?
Es gibt sechs Arten des Personalbedarfs:

  • Einsatzbedarf
  • Reservebedarf
  • Zusatzbedarf
  • Neubedarf
  • Ersatzbedarf
  • Minderbedarf

8. Was ist interne Personalbeschaffung?
Die interne Personalbeschaffung bezieht sich auf die Positionierung oder Weiterentwicklung bereits vorhandener Mitarbeiter für neue Stellen im Unternehmen. Dies kann durch interne Stellenausschreibungen, Beförderungen, Weiterbildungen und Ausbildungen erfolgen.

9. Was ist externe Personalbeschaffung?
Die externe Personalbeschaffung umfasst die Anwerbung neuer Mitarbeiter von außerhalb des Unternehmens, entweder vom Arbeitsmarkt oder anderen Unternehmen. Dies kann durch Stellenanzeigen, Online-Werbung, Mitarbeiterempfehlungen, Events und andere Methoden erfolgen.

10. Was ist die Bedeutung einer guten Stellenausschreibung?
Eine gute Stellenausschreibung ist klar, präzise und ansprechend formuliert. Sie informiert potenzielle Bewerber über die Position, das Unternehmen, Anforderungen, Vergütung, Benefits und den Bewerbungsprozess. Eine gut gestaltete Stellenausschreibung hilft dabei, die richtigen Kandidaten anzusprechen und das Employer Branding zu stärken.

11. Was ist der Bewerbermanagement-Prozess?
Der Bewerbermanagement-Prozess umfasst die Sichtung und Bewertung von Bewerbungen, die Durchführung von Auswahlgesprächen und anderen Auswahlverfahren, um geeignete Kandidaten zu identifizieren. Dieser Prozess ist entscheidend, um die besten Mitarbeiter auszuwählen.

12. Was ist Onboarding?
Onboarding bezieht sich auf die Einführung neuer Mitarbeiter ins Unternehmen. Es umfasst die Gestaltung des Arbeitsvertrags, die Abstimmung von Arbeitsbeginn, Arbeitsmitteln und Unternehmensrichtlinien sowie die Integration des neuen Mitarbeiters in das Team und die Unternehmenskultur.

13. Warum ist die Gewinnung erstklassiger Mitarbeiter wichtig?
Die Gewinnung erstklassiger Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Qualifizierte und engagierte Mitarbeiter tragen dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen, Innovationen voranzutreiben und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

14. Welche Vorteile hat die interne Personalbeschaffung?
Vorteile der internen Personalbeschaffung sind geringere Kosten für Recruiting, schnelleres Onboarding, Nutzung bestehender Kompetenzen und Wahrung von internem Know-how. Allerdings kann die Auswahl an potenziellen Bewerbern eingeschränkt sein.

15. Welche Vorteile hat die externe Personalbeschaffung?
Externe Personalbeschaffung bietet eine größere Reichweite potenzieller Bewerber, Diversifikation des Personals und höheres Engagement neuer Mitarbeiter. Allerdings können höhere Kosten und längere Recruiting-Zeiten auftreten.

16. Wie kann eine gute Stellenausschreibung das Employer Branding stärken?
Eine gut gestaltete Stellenausschreibung kann das Employer Branding stärken, indem sie Informationen über das Unternehmen, die Kultur und Entwicklungsmöglichkeiten bietet. Dies zieht nicht nur Bewerber an, sondern fördert auch die Identifikation geeigneter Kandidaten mit dem Unternehmen.

17. Was ist der nächste Schritt nach der Stellenausschreibung?
Nach der Stellenausschreibung folgt der Bewerbermanagement-Prozess, der die Sichtung und Bewertung von Bewerbungen sowie Auswahlgespräche und Auswahlverfahren umfasst.

18. Was ist das Ziel des Onboarding-Prozesses?
Das Ziel des Onboarding-Prozesses ist es, neue Mitarbeiter erfolgreich in das Unternehmen zu integrieren und sie von Bewerbern zu aktiven Mitarbeitern zu machen. Dies umfasst die Gestaltung des Arbeitsvertrags, die Abstimmung von Details und die Integration in die Unternehmenskultur.

19. Wie trägt die Personalbeschaffung zum Unternehmenserfolg bei?
Die Personalbeschaffung trägt zum Unternehmenserfolg bei, indem sie sicherstellt, dass das Unternehmen jederzeit über die richtigen Mitarbeiter mit den benötigten Fähigkeiten verfügt. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, effizient zu arbeiten, Wachstum zu unterstützen und seine Ziele zu erreichen.

20. Welche Herausforderungen können bei der Personalbeschaffung auftreten?
Herausforderungen bei der Personalbeschaffung können eine hohe Konkurrenz um qualifizierte Bewerber, Fehlbesetzungen, lange Recruiting-Zeiten und hohe Kosten sein. Eine sorgfältige Planung und strategische Ansätze sind erforderlich, um diese Herausforderungen zu bewältigen.

21. Welche Formeln gibt es für die quantitative Personalbeschaffungsplanung?

  • Einsatzbedarf = (x Aufgaben * y Zeit) / Regelarbeitszeit + Reservebedarf
  • Reservebedarf = Einsatzbedarf x Verteilzeitfaktor
  • Verteilzeitfaktor = Fehlzeiten / reale Arbeitstage
  • Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
  • Fortgeschriebener Personalbestand =
    (Feststehende Zugänge + aktueller Personalbestand) – Voraussichtliche Abgänge
  • Nettopersonalbedarf =
    Bruttopersonalbedarf – fortgeschriebener Personalbestand

22. Was sind die Nachteile der internen Personalbeschaffung?
Nachteile der internen Personalbeschaffung liegen in der geringeren Auswahl an potenziellen Bewerbern, der Stellenbesetzung der alten Stelle bei internen Versetzungen, der verringerten Arbeitsmoral bei internen Absagen, fehlender Diversifikation des Personals und Prozesse, gesteigerter Konkurrenz unter den Mitarbeitern.

23. Was sind die Nachteile der externen Personalbeschaffung?
Nachteile der externen Personalbeschaffung liegen in höheren Kosten und Zeitaufwand für das Recruiting, einer höheren Gefahr einer Fehlbesetzung (fachlich / zwischenmenschlich) und einem längeren Onboarding.

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