Die Recruiting-Strategie – 20 Prinzipien aus 9 Jahren Business

Eine effektive Rekrutierungsstrategie ist von größter Bedeutung für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Denn ein planloser Recruitment- und Auswahlprozess kann schnell ineffizient werden und zu hohen Kosten führen. Daher sollten Personaler stets proaktiv und systematisch vorgehen. Es gibt jedoch keine Lehrbücher zur Auswahl der richtigen Recruitment-Strategie. Infolgedessen neigen die meisten Personaler dazu, ihre eigenen ‘Lessons-Learned’ in individuelle Wege und Ansätze zu konvertieren, anstelle klarer definierten Regeln oder Prinzipien zu folgen.

Wir von VONQ haben in den letzten 9 Jahren mit Personalverantwortlichen aus den verschiedensten Bereichen zusammengearbeitet. Ein jeder hatte seine eigene Recruiting-Strategie, die je nach Unternehmensphilosophie um einige Regeln und/oder Restriktionen ergänzt wurde. Mit diesem Blog möchten wir einige Prinzipien und Erfahrungswerte an Dich weitergeben, damit diese zur Grundlage Deines Handelns werden können. 

Eine gute Recruiting-Strategie ...

  • Gewährleistet, dass das Unternehmen über die notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Attribute verfügt, um heutige und zukünftige strategische und operative Anforderungen zu erfüllen.
  • Stellt sicher, dass das Talent-Angebot mit den Nachfrage-Anforderungen übereinstimmt.
  • Erhöht den Pool potenzieller Bewerber
  • Verbessert und beschleunigt den Auswahlprozess, indem die richtigen Bewerber angesprochen
  • Steigert die Wahrscheinlichkeit, dass ein geeigneter Kandidat Ihr Jobangebot annimmt
  • Erhöht die Unternehmenseffizienz

Die nachfolgenden Prinzipien helfen Dir bei der Erstellung einer erfolgreichen Recruitment-Strategie. Denke jedoch daran, Deine Strategie regelmäßig auf die jeweilige wirtschaftliche Lage Deines Unternehmens und Deiner Branche zu überprüfen.  So bist Du stets gegen die Herausforderungen des Marktes gewappnet und erfüllst Deine Aufgaben zielgerecht.

20. Prinzipien für eine erfolgreiche Recruiting-Strategie

1. Definiere Deine Recruiting-Strategie klar und deutlich.

Die Grundlage für die Anwerbung neuer Mitarbeiter ist eine klar definierte und kommunizierte Strategie, die die Markenbotschaft, die Zielgruppe, primäre Medienkanäle und die effektivsten Recruitment-Methoden verdeutlicht (Wer?, Was?, Wo?, Wie?). Mangelhaft definierte oder kommunizierte Strategie-Elemente führen zu einer Verschwendung von Ressourcen und schwachen Neueinstellungen. Darüber hinaus lassen sich die besten Strategien verschieben oder anpassen, je nach Wirtschaftslage oder Änderung der Kandidatenanforderungen.

2. Sorge für fließenden Nachschub.

Die besten Strategien nutzen einen Pipeline-Ansatz und gewährleisten einen fließenden Strom an Bewerbungen (wie eine Öl-Pipeline). Um eine eigene “Talent-Pipeline” aufzubauen, solltest Du Dich mit dem zukünftigen Einstellungsbedarf in Deinem Unternehmen befassen und die Personalplanung, Employer Branding, Zielgruppenkampagnen und ein gutes Onboarding Programm nicht außer Acht lassen.

3. Bleibe bei Deiner Recruiting-Strategie wettbewerbsorientiert.

Die wirksamsten Recruitment-Strategien können klar mit denen ihres engsten Wettbewerbers mithalten und müssen, damit verglichen, immer besser im Kampf um die besten Talente abschneiden. Da Deine Wettbewerber Ihre effektivste Strategie schnell kopieren werden, ist ein regelmäßiges Gegenüberstellen (Assessment) und Bewerten Deiner Strategie gegenüber derer notwendig. Das gleiche Prinzip gilt unter anderem auch für Bewerber, denn die besten Bewerber sind sehr gefragt. Wenn Du nicht buchstäblich um diese Kandidaten kämpfen musst, hast Du in den meisten Fällen nicht die besten Kandidaten aus diesem Bereich an der Angel.

4. Stärke Deine Employer Brand.

Der Ansatz mit dem stärksten Einfluss und die einzige langfristige Recruitment-Strategie ist Employer Branding. Du solltest Wert darauf legen, der Welt zu zeigen, wie toll es ist bei Dir zu arbeiten. Indem Du es für Bewerber proaktiv leicht machst, zu lesen, zu hören oder zu sehen, warum die Mitarbeit in Deinem Unternehmen unglaublich spannend ist und Spaß macht, kannst Du die Bewerberanzahl und auch die Bewerberqualität drastisch über einen langen Zeitraum erhöhen.

5. Verfolge eine globale Recruiting-Strategie.

Für Jobs, für die Du High-Potentials rekrutieren möchtest, solltest Du immer einen globalen Recruitment-Prozess im Hause etabliert haben und starten können. Warum? Die besten Talente werden sicherlich nicht immer in Pendeldistanz zu Deinem Unternehmen leben.

6. Nehme passive Kandidaten ins Visier.

Die besten Recruitment-Strategien sind so entworfen, dass Du noch angestellte Top-Performer auf Medien-Plattformen aufspürst, ansprichst und erfolgreich einstellst. Das bedeutet im Klartext, dass Dein Recruitment-Prozess in der Lage sein muss, erwerbstätige High-Potentials, die gerade bei Deiner Konkurrenz arbeiten und nicht aktiv auf der Suche nach einem neuen Job sind, zu identifizieren und zu überzeugen, sich zu bewerben. Leider sind die Personalbeschaffungsansätze dafür entwickelt worden, die aktiv suchenden Kandidaten zu erreichen. Blicke über den Tellerrand hinaus!

7. Schlage schnell zu.

Eine schnelle Entscheidung in Bezug auf eine Neueinstellung zu treffen, ist enorm wichtig. Besonders dann, wenn Du einen Kandidaten an der Angel hast, dessen Fähigkeiten gerade besonders gefragt sind. High-Potentials solltest Du nach deren Zeitplan einstellen, nicht nach Deinem eigenen! Studien zeigen, dass Top-Kandidaten in weniger als der Hälfte der normalen Besetzungszeit (Time-to-Fill) wieder vom Markt sind.

8. Sourcing immer kritisch sehen.

Nach Employer Branding ist Sourcing, also die Suche nach qualifizierten Kandidaten, das wichtigste Element im gesamten Recruitment-Prozess. Wenn Du keine Kanäle nutzt, die einen hohen Prozentsatz an Top-Performern anziehen, ist es unwahrscheinlich, dass Du qualitativ hochwertige Neueinstellungen erzielst. Im Allgemeinen lässt sich sagen, dass Mitarbeiterempfehlungen die effektivste und häufig auch sicherste Quelle ist, neue Mitarbeiter zu rekrutieren. Andere wirksame, aber unzureichend genutzte Quellen umfassen die Rekrutierung bei Fachveranstaltungen und Wettbewerben. Auch die Auswahl Deiner genutzten Medienkanäle (Print und Online) solltest Du stets individuell (abhängig von Kandidatentyp und Vakanz) auf Deine Recruitment-Herausforderung abstimmen und nur die effektivsten Plattformen im Medienmix verwenden. Die Verwendung von ineffektiven Kanälen und Quellen führt dazu, dass Du unverhältnismäßig viel Zeit und Geld beim Kandidaten-Screening aufwenden musst, um eine schwache Neueinstellung zu vermeiden. Leider verwenden heute viel zu viele Recruiter exakt das gleiche Sourcing-Schema für jede Vakanz.

9. Triff datenbasierte Entscheidungen.

Lass eigene Gefühle, Emotionen oder die Aussage ‘das machen wir schon immer so’ komplett aus dem Spiel. In einer Welt, die sich so schnell ändert wie die unsere, kann das, was heute funktioniert, schon morgen überholt sein. Recruitment-Praktiken müssen daher flexibel angepasst werden und dürfen nicht durch Emotionen oder eingefahrene Prozesse behindert werden. Triff Deine Entscheidung, welche Kanäle Du einsetzen möchtest, welche Screening-Tools Du nutzt und welchen Kandidaten Du schlussendlich einstellst, dann immer basierend auf Daten und Fakten. Das Treffen von Entscheidungen auf der Grundlage objektiver Daten wird Dir helfen, Verzerrungen zu vermeiden und führt dazu, dass Dein Recruitment-Prozess zuverlässigere, beständigere und hochwertigere Ergebnisse liefert.

10. Baue und lebe Deine eigene Recruitment-Kultur.

Einer der wirkungsvollsten Ansätze für erfolgreiches Recruitment ist eine unternehmensweite ‘Recruitment-Kultur’ zu leben, in der jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter ein Recruiter ist. Aufgrund ihres kontinuierlichen Kontakts und ihrer Interaktion mit externen, potenziellen Talenten, muss jeder innerhalb der Firma eine ergänzende und sehr wichtige Rolle bei der Identifizierung von Talenten und der Verbreitung der Employer Brand spielen. Die effektivsten Recruitment-Strategien überzeugen ihre Mitarbeiter, 24 Stunden und 7 Tage die Woche zum Talent-Scout zu werden und stets die Augen offen zu halten.

11. Stelle den Kandidaten in den Mittelpunkt deiner Recruiting-Strategie.

Konzentriere Dich bei Deinem Recruiting-Prozess auf die Bedürfnisse des Kandidaten, deren Auswahlkriterien und die Candidate Experience (wie erlebt der Bewerber den Bewerbungs- und Auswahlprozess?). Ein erheblicher Teil des Recruitment beschäftigt sich damit, dem Kandidaten den Job zu ‘verkaufen’, sodass dieser sich wirklich bewirbt und die Position am Ende annimmt. Zumindest teilweise sollte das Recruitment daher den gängigen CRM (Customer-Relationship-Management) sowie den Marketing- und Vertriebsmodellen sowie Ansätzen folgen. Oft ist Grund Nummer 1 für eine Bewerberabsage die Art und Weise, wie der Bewerbungs- und Auswahlprozess erlebt wurde. Es ist ebenfalls wichtig daran zu denken, dass Bewerber auch aktuelle oder zukünftige Kunden sein könnten und diese schlecht zu behandeln, kann direkten Einfluss auf künftige Einnahmen haben.

12. Priorisiere Deine Stellenangebote und Ziele.

Effektive Rekrutierungsprozesse maximieren die Ressourcennutzung durch die Identifizierung und Konzentration auf die Positionen mit der höchsten Auswirkung auf die Geschäftstätigkeit. Das bedeutet in der Regel, das der Fokus auf eine schnelle Besetzung von erlöswirksamen (Einnahmen generierenden) und umsatzsteigernden Positionen, als auch auf margenstarken Arbeitsplätzen oder Vakanzen in schnell wachsenden Geschäftsbereichen liegt. Top-Performer, Innovatoren oder Visionäre (Game Changer) der Unternehmensbranche sollten auch stets im Recruitment-Fokus stehen.

13. Alles steht und fällt mit Deinen Personalreferenten.

Obwohl das Personalwesen im Unternehmen im Gesamten den Recruitment Prozess definiert, steht und fällt am Ende alles mit guten HR Mitarbeitern, denn diese ‘liefern’ und führen einen großen Teil des HR Prozesses aus. Infolgedessen müssen Deine Personalreferenten (oder welchen Titel auch immer Deine einstellungsverantwortlichen Mitarbeiter tragen), ihre Verantwortlichkeit hervorragend verstehen und präzise ausführen. Du solltest Deinen Mitarbeitern klar und deutlich zu verstehen geben, dass auch sie darunter zu leiden haben, wenn jemand, der nur mit seinem Hintern einen Stuhl belegt, ohne zum Unternehmenserfolg beizutragen, eingestellt wird. Der effektivste Weg, Deine Personalreferenten dazu zu bekommen, Deinen definierten Recruitment Prozess präzise auszuführen, ist die Recruitment-Erfolge in bares Geld umzuwandeln. Beteilige Dich zum Beispiel an Umsätzen oder Ergebnissen und definiere KPIs (siehe auch Punkt 20).

14. Vielfalt ist ein Schlüssel zum Erfolg.

Ein effektiver Recruitment-Prozess muss genug Variation und Personalisierung enthalten, um den speziellen Anforderungen der unterschiedlichsten Zielgruppen, die Du ansprechen möchtest, gerecht zu werden. Diversity und Integration sind daher nicht nur lose Worte, sondern sollten als kritische Komponenten im Aufbau Deiner Recruitment-Strategie gesehen werden.

15. Setze auf Kandidatenbeziehungen in deiner Recruiting-Strategie.

Einige der besten Recruitment Prozesse, die wir bei VONQ sahen, bauten über die Zeit enge Beziehungen mit potenziellen Kandidaten auf, um deren Vertrauen und Interesse an einer Beschäftigung im Unternehmen stetig zu erhöhen. Hinzu kommt, dass ohne dieses Level an Vertrauen und nur durch Mitarbeitervergünstigungen oder einen attraktiven Job und Arbeitsplatz, die meisten High-Potentials gar nicht zusagen. Da alle Bewerber-Screening Verfahren auch Mängel haben, ermöglicht Dir die Ausdehnung des Assessment Prozesses in der Personalauswahl, den Kandidaten besser und länger kennenzulernen. So kannst Du Vertrauen aufbauen und die Möglichkeit reduzieren, eine schlechte Einstellung zu machen. Die besten Recruitment Ansätze sind so konzipiert, dass Du einen Vorteil daraus ziehen kannst, dass sich die Job-Wechsel-Bereitschaft eines Kandidaten innerhalb der Zielgruppe von heute auf morgen wieder ändern kann. Selbst wenn der Kandidat das Jobangebot also beim ersten Mal nicht ergreift, erinnert er sich sicherlich beim nächsten Wunsch nach einem Jobwechsel an Dich.

16. Technologie im Blick behalten.

Die besten Strategien verlassen sich stark auf Technologie und das Internet in allen Aspekten des Recruitment-Prozesses. Technologie kann das Screening erleichtern, Einstellungen beschleunigen, Kosten senken und dem Unternehmen ermöglichen, global zu rekrutieren. Hab daher immer ein Auge auf innovative Technologien und Entwicklungen die Deine Prozesse einfacher machen.

17. Integration der Prozesse.

Recruiting-Prozesse müssen in andere HR-Prozesse integriert werden. Diejenigen Recruiting-Prozesse, die unabhängig voneinander arbeiten und nicht im Einklang mit anderen HR-Funktionen wie dem Umzugsprozess oder der Vergütung stehen, erzielen zumeist schlechtere Ergebnisse, da ein kontinuierlicher Informationsaustausch zwischen den Abteilungen nicht gewährleistet ist.

18. Fachkräftemangel aktiv vorbeugen.

Obwohl viele Branchen zur Zeit laut Fachkräftemangel rufen, können einzelne Unternehmen mit guter Recruitment-Strategie immer noch einen Überschuss an Bewerbern vermelden. Wie ist das möglich? Beuge den Fachkräftemangel vor, indem Du Deine Employer Brand stärkst, überprüfe ob Deine Stellenanzeige überhaupt die gewünschten Bewerber erreicht, bauen ein gutes Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter Programm auf und verfolge einen bewerberfreundlichen Einstellungsansatz. Der Fachkräftemangel ist relativ und hängt von Deinem Image ab und was Dein Unternehmen zu bieten hat. Du hast es selbst in der Hand.

19. Erfolgreich flexibel arbeiten.

Das Büro als alleiniger Arbeitsplatz hat langsam ausgedient. Wenn Deine Mitarbeiter heute schon ein vom Unternehmen (mit)finanziertes Smartphone oder ein Laptop besitzen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese sich auch außerhalb des Büros für das Unternehmen engagieren, sprich „remote“ arbeiten. In der Konsequenz findet Arbeit schon jetzt überall statt, nicht nur im Büro. Richtig umgesetzt kann diese Flexibilität Grundlage und Auslöser für mehr Zufriedenheit und Motivation Ihrer schon vorhandenen Mitarbeiter sein, gleichzeitig aber auch Dein Talent-Pool drastisch erhöhen. Unternehmen, die die Fähigkeit haben, Mitarbeiter von überall zu beschäftigen, haben einen einzigartigen Wettbewerbsvorteil. Du kannst so die Top-Performer erreichen, die nicht in der Region leben, von zu Hause arbeiten möchten oder keinen langen Arbeitsweg auf sich nehmen wollen.

20. Daten und erfolgsorientierte Belohnung haben starke Auswirkung auf Deine Recruiting-Strategie.

Jeder Aspekt des Recruitings verbessert sich dramatisch, wenn die Arbeit von Führungskräften und Mitarbeitern gemessen, anerkannt und belohnt wird. Definieren Sie KPIs klar und deutlich: Überprüfe diese Zahlen, um Verbesserungen im Prozessablauf zu entdecken. Fakt ist, nur durch einen kontinuierlichen Prozess des Auswertens und Anpassens des eigenen Personalrekrutierungsprozesses mit Hilfe von KPIs, kann dessen Wirtschaftlichkeit auf Dauer sichergestellt werden. Es gilt das Motto: ‘Was nicht gemessen wird, kann nicht verbessert werden’.

Fazit – Recruiting-Strategie

Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass eine klar formulierte Strategie die Basis eines jeden Ansatzes bildet. Ebenso ist ein stetiger Bewerberfluss sowie eine Wettbewerbs-differenzierende Arbeitnehmerkultur entscheidend. Dabei gilt es, auf globaler Ebene zu denken und ein langfristig attraktives Employer Branding aufzubauen. Nur dann ist es möglich, auch passive Top-Kandidaten anzusprechen und für sich zu gewinnen. Darüber hinaus sollte die Auswahl an Kanälen für das Mitarbeiter-Sourcing stets datenbasiert erfolgen, um eine maximale Effizienz zu gewährleisten. Hierfür lohnt es sich, eine hinterfragende Haltung einzunehmen, um eine optimale Candidate Experience zu gewährleisten und eine Kandidatenbeziehung aufzubauen. Dabei lohnt es sich für neue Ansätze im Recruiting Kosmos offen zu sein, um die Best Practices für sich zu gewinnen und eine erfolgreiche Recruiting-Strategie zu ermöglichen.

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