KPN - Flexibiliteit in het recruitmentproces

Met meer dan 30.000 medewerkers is KPN de grootste telecommunicatie- en ICT-serviceleverancier van Nederland. KPN werd in 1852 opgericht als overheidsinstantie voor het installeren en beheren van telegraaflijnen. In de loop der jaren maakte KPN talrijke veranderingen door om gelijke tred te houden met de dynamiek en behoeftes van de markt.

Wij voerden een gesprek met Rens Freriks, teamleider Recruitment bij KPN. Het Recruitment & Sourcing Compentence Center is één van de pilaren van de KPN Talent Management organisatie. Het Recruitment & Sourcing Center is onderverdeeld in twee groepen: flexwerkers en medewerkers met tijdelijke contracten aan de ene kant en permanente recruitment aan de andere kant. Freriks en zijn team zijn verantwoordelijk voor alle vaste rollen met een Bachelor/Master opleidingsniveau; een ander team richt zich op young professionals.

Uitdagingen

Met een klein team van vier man inclusief Freriks als team lead, ondersteunen zij de grote en wijdverspreide KPN organisatie: een bedrijf dat altijd de druk van de publieke opinie voelt en nooit een stapje terug kan doen, waardoor het steeds moet blijven vernieuwen om in te kunnen spelen op de dynamiek van de markt. Eén van de grootste uitdagingen voor Freriks en zijn team is de strategische recruitment lanning. Daar waar het team in 2013 tussen 150 en 200 vacatures invulde, verwachten zij voor 2014 een behoefte van 200 tot 250 vacante betrekkingen.

“De combinatie van een klein recruitmentteam, een grote recruitment behoefte en een geringe voorspelbaarheid is een grote uitdaging voor ons”, aldus Freriks. “Wij moeten accepteren dat een deel van de interne vraag niet te voorspellen valt. Als recruitmentteam moeten wij ervoor zorgen dat we als team zo zijn opgesteld en onze processen zo zijn ingericht dat wij met de dynamiek van de organisatie mee kunnen gaan.”

Flexibiliteit is de sleutel

“Voor de kwaliteit van onze recruitmentprocessen is het cruciaal dat wij met de business nauw samenwerken en wij zowel als interne dienstverlener als ook als adviseur optreden. Het is onze taak om een soepel lopend recruitmentproces te waarborgen,” aldus Freriks. “Het recruitment team moet wendbaar en flexibel zijn om op ad-hoc vraagstukken van de klanten in te kunnen spelen”.

Elk recruitment of hiring project begint altijd met een diepgaand gesprek met de lijn manager of hiring manager uit de business. “Een belangrijke stap in het proces”, aldus Freriks. “Elke recruiter zou deze stap in het proces moeten opnemen. Neem je tijd om met jouw interne klanten samen te bespreken wat zij nodig hebben en welke eisen zij stellen. Probeer ook achter de oorspronkelijke vraag te komen. Alleen op die manier profileer je je als echte adviseur en laat je de toegevoegde waarde van jou als partner zien.”

Na het intakegesprek pakt het recruitment team de verantwoordelijkheid op voor het vinden van de juiste kandidaat. De recruiter maakt een voorstel voor de vacaturetekst en de externe recruitment campagne. Nadat dit voorstel intern is aangenomen, begint het recruitmentteam met het recruitmentproces.

De juiste campagnemix

“Niet alleen door de manier waarop wij met interne klanten omgaan, maar ook door de manier waarop wij onze recruitment campagnes definiëren, proberen wij een bijdrage te leveren aan de flexibiliteit waar de organisatie hard om vraagt. Wij beschikken over een aantal verschillende kanalen en middelen die wij voor onze campagnes inzetten. Voor elke campagne kiezen wij de meest geschikte mix van deze kanalen en middelen.”

“Wij kunnen onze eigen social media kanalen en werkenbij-site inzetten, maar wij kunnen er ook voor kiezen om extra exposure met behulp van VONQ te genereren of gebruik te maken van direct sourcing diensten van een externe partner. Bij elke campagne ondersteunt VONQ ons bij het bepalen van de relevante kanalen en middelen voor onze doelgroep. VONQ neemt ons het beheer van de externe campagne uit handen wat ons de flexibiliteit geeft om ons te richten op dat wat voor ons het belangrijkste: de kandidaat.”

Van ad-hoc vraagstukken naar lange termijn- en projectmatige recruitmentcampagnes

“Samen met VONQ proberen wij ons niet alleen op de actief werkzoekenden te richten, maar ook op de passieve kandidaten. Dat vergt een andere aanpak met andere tactieken. Door de inzet van bijvoorbeeld Google Adwords en Remarketing, als onderdeel van onze doorlopende recruitment campagnes, proberen wij continu onder de aandacht van onze doelgroep te komen. Voor de omvangrijkere recruitment uitdagingen creëren wij specifieke campagnes die meer om de inhoud draaien en elementen van content marketing, storytelling en direct marketing bevatten.”

Alles draait om cijfers

Recruitment gaat niet alleen over het vinden van de juiste kandidaten. De cijfers zijn net zo belangrijk. Het is belangrijk om je campagnes te meten; welke kanalen je inzet, hoe deze uitgepakt hebben, het aantal clicks, views en sollicitanten, maar ook welk kanaal kwalitatief de beste hires opleverde, etc.

“De data en inzichten zijn alleen nuttig als je je niet schroomt om op basis van deze data acties te ondernemen. Het managen van een enorme wervingsbehoefte met een klein team en een beperkt budget in een steeds veranderende organisatie betekent dat je altijd probeert jezelf te verbeteren en dat je lering moet trekken uit eerder gevoerde campagnes. Je mag nooit bang zijn om op basis van de cijfers dingen anders te gaan doen.”

“VONQ heeft haar toegevoegde waarde getoond bij het inrichten en het transparant maken van ons recruitmentproces zoals wij het nu kennen.”

“Met het oog op de toekomst streven wij ernaar om ons recruitmentproces zelfs nog transparanter te maken en proberen wij om alle verschillende partners erbij te betrekken om volledig inzicht te krijgen in het totaal plaatje van onze recruitment activiteiten. Dit is de enige manier om flexibel en wendbaar te blijven.”