Kostenbesparing op recruitment is leuk maar niet het belangrijkste

Medio 2011 hakte Elaine Pelisson van Samskip de knoop door. De recruitment van kandidaten voor haar vacatures ging ze voortaan zelf doen. Voornaamste reden hiervoor was om de kosten van wervingsfees te verminderen. Deze kosten waren hoog door het werken met werving- en selectiebureaus. Even belangrijk was dat ze meer keuzemogelijkheden wilde hebben tussen kandidaten.

Samskip is van oorsprong een IJslands bedrijf dat in 1990 is opgericht. Samskip is uitgegroeid tot een van de grootste containertransporteurs in Europa. Momenteel telt Samskip meer dan 1000 medewerkers in 20 verschillende landen. Vanuit het kantoor in Rotterdam wordt alle recruitment uitgevoerd voor de Europese vestigingen van Samskip. Elaine Pelisson is werkzaam als HR Director en samen met twee assistenten voert zij de recruitmentactiviteiten uit. De gemiddelde Europese wervingsbehoefte in 2011 en 2012 lag tussen de 40 en 50 vacatures.

Tot ruim een jaar geleden werd de recruitment voor elke vacature uitbesteed aan intermediairs. Een van de voornaamste redenen was tijdbesparing. Voor elke vacature ontving Elaine mogelijk interessante kandidaten. Zij nodigde de kandidaten uit, nam een test en een interview af en vervolgens bleef een kandidaat over. Deze manier van recruitment zorgde voor een behoorlijk hoge jaarlijkse kostenpost.

“Zelf rekruteren, betekent vrijheid. Een bureau inschakelen kan altijd nog.”

In mei 2011 werd als doel gesteld om kandidaten zelf te gaan werven voor haar openstaande vacatures. Redenen hiervoor waren enerzijds de kostenbesparing die ze hiermee kon realiseren en anderzijds om meer kandidaatkeuze te hebben. Waar intermediairs een keuze bieden uit een kleine selectie van kandidaten, was Elaine erg benieuwd naar de kwantiteit en kwaliteit van beschikbare kandidaten in de markt.

“Sommige bureaus vragen 23% van het jaarsalaris. Ik wil zelf weten wie er beschikbaar is in de markt.”

Omdat Elaine zelf ging rekruteren, moesten haar vacatures ook zichtbaar in de markt gezet worden. Via externe vacatureplaatsingen en een sterk, voor Google, geoptimaliseerde werkenbij-site (https://samskip.heeft-vacatures.nl) werden in korte tijd veel sollicitaties gegenereerd. Het eerste wat Elaine opviel was de hoeveelheid aan kandidaten die geïnteresseerd waren in een carrière bij Samskip. Helaas heeft Elaine niet alle vacatures zelf kunnen invullen. Voor een enkele vacature heeft ze alsnog de hulp ingeschakeld van een intermediair.

De tijd die Elaine besteedde aan haar vacatures steeg natuurlijk wel. De werving en selectie die eerst door bureaus werd uitgevoerd, pakt ze nu geheel zelf op. Gemiddeld kostte dit haar en haar collega’s gezamenlijk 5 uur per dag voor alle vacatures.

“Een van de eerste vacatures die ik zelf deed was een salespositie in Italie. Ik heb de vacature gepubliceerd op 3 jobboards. Binnen 1 week had ik 78 sollicitaties ontvangen. Om dit aantal sollicitaties te kunnen verwerken, moesten we het administratieve proces aanpassen.”

Sinds april van dit jaar verwerkt Elaine haar wervingsproces in een recruitmentsysteem Qandidate. Doordat zij haar vacatures nu kan managen vanuit een systeem is de tijd die zij besteedt aan recruitment gedaald van gemiddeld 5 uur per dag naar gemiddeld 3 uur per dag. Dit is een tijdsbesparing van 40%.

De cost-per-hire zijn enorm gedaald vanaf het moment dat zij zelf is gaan rekruteren. Dit heeft een kostenbesparing van 32% opgeleverd ten opzichte van de oude situatie. Gezien haar gemiddelde wervingsbehoefte van 40-50 vacatures op jaarbasis is dit een flinke besparing.

“Doordat ik nu zelf rekruteer, kan ik ook meer pro-actief werven.”

De kostenbesparing is een belangrijke reden geweest voor Elaine om zelf te recruiten. Naast deze kostenbesparing heeft zij echter ook beter zicht op de kwaliteit en hoeveelheid van beschikbare kandidaten in de markt. Door het gebruik van Qandidate kan ze ook betere rapportages opstellen ten behoeve van de stakeholders. Tevens stelt Qandidate haar in staat om de prestaties van vacatures op de jobboards nauwlettend in de gaten te houden en kan zij realtime zien hoeveel sollicitaties voor iedere vacature zijn gegenereerd.

Door de nieuwe werkwijze kan Elaine nu ook meer pro-actief werven. Het komt regelmatig voor dat zij met een externe vacaturecampagne meerdere vacatures vervult. Dit zorgt ook weer voor extra kostenbesparingen.

Binnen één jaar is Samskip volledig overgestapt van het outsourcen van recruitment naar een do-it-yourself strategie. Een belangrijk succesfactor in deze overstap is dat je de juiste tools krijgt aangereikt, zowel aan de voorzijde (Google geoptimaliseerde werkenbij- site) als aan de achterzijde (recruitmentsysteem). Deze koerswijziging heeft ervoor gezorgd dat binnen de organisatie meer kennis wordt opgebouwd over de arbeidsmarkt en het beschikbare potentieel in deze markt. Tevens heeft Samskip nu een sterkere employer brand en zijn veel kosten bespaard. Hiermee bewijst Samskip dat het dus zeker mogelijk is om recruitment volledig zelf te doen.

Wil jij weten welke kanalen je in kunt zetten om je doelgroep te bereiken én hoe je geld kunt besparen? Neem dan eens een kijkje in ons Job Marketing Platform. Met onze tool plaats je eenvoudig en voordelig jouw vacature(s) op de meest geschikte plaatsen!