Erfolgsmessung im Recruiting - Wie wichtig sind KPIs?

Recruiter suchen tagtäglich nach den besten Kandidaten. Doch wie erfolgreich ist Ihre Recruitingstrategie wirklich? Wie können Sie den eingeschlagenen Rekrutierungsprozess optimieren? Ohne aussagekräftige Zahlen ist eine objektive Beurteilung schwierig. Hier kommen KPIs (Key Performance Indicators) ins Spiel. Zwei der wichtigsten Kennzahlen im Recruitment sind die Costs-per-Hire and die Quality-of-Hire. Die Herausforderung für Recruiter besteht darin, die richtige Balance zwischen diesen beiden Schlüsselwerten zu finden. Aber wie können Sie diese beiden Kennzahlen messen und warum ist eine Erfolgsmessung eigentlich so wichtig?

Eine der wichtigsten Kennzahlen im Recruitment sind die Costs-per-Hire. Sie bezeichnen das Verhältnis der Einstellungskosten zu den besetzten Stellen. Sie können die Kosten pro Einstellung bestimmen, indem Sie die externen Kosten und die internen Kosten zusammenrechnen und durch die Anzahl Ihrer Einstellungen teilen. Die externen Kosten beinhalten dabei die Kosten für das Vermarkten und die Kommunikation Ihrer Stellenanzeigen, Personalmarketing und Employer Branding sowie Kosten für IT-Infrastruktur, wie zum Beispiel Ihr Bewerbermanagementsystem (ATS). Die internen Kosten umfassen unter anderem Ihre Personalkosten, Fortbildungskosten der Personalabteilung und andere Kosten von Personen Ihres Unternehmens, die in den Rekrutierungsprozess mit eingebunden sind.

Um die Effektivität und Effizienz Ihrer Personalrekrutierungsprozesse zu steigern, ist die Auswertung der durchgeführten Maßnahmen zur Personalrekrutierung von enormer Wichtigkeit. Die Costs-per-Hire sollten wenn möglich nach Rekrutierungskanälen, Zielgruppen und Qualifikationsgruppen berechnet werden. Sollten Sie noch andere, entscheidungsrelevante und beeinflussbare Messgrößen erkennen, sollten Sie diese ebenfalls mit in Ihre Auswertung einbeziehen. Die Erfolgsmessung ermöglicht Ihnen dann, Beschaffungswege, die nur kaum oder nur wenige gute Bewerber hervorbringen, aus Ihrem Medien-Portfolio zu streichen und Ihr freigewordenes Budget unter anderem für erfolgreichere Plattformen, das Ausprobieren neuer Rekrutierungswege, Investitionen in ein besseres ATS oder sogar in andere KPIs innerhalb Ihres Prozesses zu investieren. Sie werden erkennen, dass der Erfolg der verschiedenen Rekrutierungswege stark von den Stellenanforderungen und den Jobprofilen abhängt. Ihre Erkenntnisse können Sie dann dazu nutzen, individueller auf einzelne Rekrutierungs-herausforderungen zu reagieren, um den maximalen Erfolg für jede Personalbeschaffungskampagne zu erzielen.

Die Costs-per-Hire haben ebenfalls Einfluss auf Ihre Time-to-Hire (Zeitraum zwischen Ausschreibung und Besetzung einer Vakanz – Besetzungsdauer). Das Fehlen eines Mitarbeiters auf einer bestimmten Position kann schließlich zu Produktivitätsverlusten für Ihr Unternehmen führen. Indem Sie sich auf Beschaffungswege fokussieren, die für die Vakanzen am erfolgsversprechensten sind, reduzieren Sie gleichzeitig Ihre Time-to-Hire.

Eines der größten Kennzahlenproblematiken bringt die Messung der Quality-of-Hire für Unternehmen und externe Personaldienstleister mit sich. Als Recruiter möchten Sie natürlich am liebsten nur High-Potentials für alle Bereiche einstellen (also Bewerber, die auf ausgeschriebener Ebene die Produktivität und Rentabilität Ihres Unternehmens steigern), während durchschnittliche Performer im schlimmsten Fall Ihren Profit mindern und Ihrem Ruf schaden können. Darüber hinaus kann die Einstellung der besten Bewerber in einen direkten Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen resultieren.

Typischerwise definieren Recruiting-Profis die Einstellungsqualität als Zusammenfassung von Metriken, die den Grad definieren, zu dem Bewerber die rekrutiert und eingestellt wurden, den zuvor definierten Anforderungen auch wirklich entsprechen. Wichtig ist hierbei zu Wissen, dass diese Messweise und Auswertung erst nach der Einstellung stattfindet und somit auf historischer Wertentwicklung basiert. Führungskräfte errechnen die Einstellungsqualität hingegen häufig mithilfe von Indikatoren, die zuverlässig vorhersagen sollen, wie gut ein Bewerber in seinem Job performen würde, wenn er eingestellt werden würde. Beide Sichtweisen haben Ihre Daseinsberechtigung – aber beide betrachten die Einstellungsqualität auch aus einer ganz anderen Perspektive.

In Unternehmen werden Qualitätsmessungen fast immer dann durchgeführt, wenn Produkte oder Dienstleistungen bereits fertig entwickelt und ausgeliefert sind. Danach werden erst Fehlerquoten, Retoureraten, Störungen etc. gemessen. Unter diesen Umständen macht es meiner Meinung nach Sinn, die Erste beschriebene Messweise, konform der industriellen Handhabung, anzuwenden und die Einstellungsqualität nach Einstellung der Mitarbeiter zu messen.

Während für Manager häufig eine höhere Einstellungsqualität wichtig ist, tendieren Personaler dazu sich mehr auf die Senkung der Einstellungskosten, sowie die Besetzungszeit zu fokussieren. Beide Schwerpunkte könnten jedoch auch wunderbar kombiniert werden. Fakt ist, nur durch einen kontinuierlichen Prozess des Auswertens und Anpassens des eigenen Personalrekrutierungsprozesses mit Hilfe von KPIs, kann dessen Wirtschaftlichkeit auf Dauer sichergestellt werden. Es gilt das Motto: ‘Was nicht gemessen wird, kann nicht verbessert werden’.

Leider werden KPIs im Recruitment von traditionellen HRlern häufig immer noch bitter bekämpft. Während ich verstehe, dass viele Angst haben KPIs zu nutzen, weil Sie eventuell fürchten, dass andere herausfinden, wie viel Verbesserungspotenzial noch im Prozess schlummert, verwirrt es mich doch auch, dass gleichzeitig nicht erkannt wird, dass auch das Gegenteil der Fall sein könnte.

Kennzahlen und nur Kennzahlen alleine können anderen genausogut beweisen, dass die HR Funktion innerhalb des Unternehmens unterm Strich eine enorme Auswirkung auf den Unternehmenserfolg haben kann und das eine Erhöhung des zur Verfügung stehenden Budgets für die Personalarbeit einen enormen ROI bringen könnte. Kurz gesagt, die Erfolgsmessung durch KPIs im Recruitment gibt Personalern die Möglichkeit, alle Zweifel an der Leistungsfähigkeit Ihrer Funktion zu beseitigen und den Unternehmenserfolg messbar mitzubestimmen.

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