Recruitment in tijden van corona, zo doet Gemeente Rotterdam dat!

Zonder elkaar ‘in het echt’ te zien?

Ook in coronatijd werft de Gemeente Rotterdam door. We spraken met Samir Haddouch, Corporate Recruiter bij de Gemeente Rotterdam over hoe zij dat doen, hoe zij nu mensen onboarden en wat er nog meer gebeurt in deze crisistijd.

Corona Gemeente Rotterdam

Hoe spreek je kandidaten in deze tijd?

“Het merendeel van de sollicitatiegesprekken gaat door, maar er zijn ook sommige functies waarbij wij niet door kunnen gaan met de werkwijze.” vertelt Samir. “Dat is dan om praktische redenen. Handhavers moeten een fysieke test doen, dat is nu niet mogelijk. Op de vacatures die wij nu hebben kan gesolliciteerd worden en die gesprekken gaan gewoon door. Niet alle vacatures die wij hadden staan nog online, een gedeelte is gepauzeerd, een klein gedeelte is geannuleerd, maar een groot deel gaat door. Die gesprekken doen we dan eerst via video en als mogelijk daarna fysiek. En anders online.”

Hoe doen jullie de volledige online sollicitaties?

“Dat was aan het begin zeker wennen. Er waren best wel wat vragen zoals: ‘Kun je online wel een goede indruk krijgen?” In de praktijk gaat het goed. Enkele collega’s zijn zelfs zo tevreden dat ze niet meer anders willen! Hun inzichten en ervaring gebruiken we, door ze intern ambassadeurs te maken, weer om kennis te delen aan andere vacaturehouders. Zo leert iedereen en zal er ook geen weerstand zijn.”

Samir vervolgt: “Bij sommige vacatures zetten we gamification in. We doen een assessment, net even anders. Dit zorgt voor interessante inzichten, want iemand die op papier niet het meest gekwalificeerd kan zijn, kan in praktijk als beste uit de bus komen. De kosten hiervan zijn aan de hoge kant, maar de kosten van een mismatch of een ‘mishire’ zijn nog vele mate hoger.”

Over het algemeen is iedereen best comfortabel bij een online sollicitatie. Ergens wel logisch, je loopt niet in een vreemd kantoor, maar je zit op een bekende plek. Ik mis non-verbale communicatie niet, je ziet snel genoeg of iemand representatief is en voorbereid.

Let op de koetjes en kalfjes!

“Wat ik merk is dat de gesprekken effectiever en sneller zijn. Voor vergaderingen met collega’s is dat handig, maar voor sollicitatiegesprekken merk je dat een paar minuten over koetjes en kalfjes praten zorgt voor een fijner gesprek. Dat is iets waar we wel aan moeten denken.”

Blijven innoveren

“We proberen niet alleen van elkaar te leren, maar we willen ook blijven innoveren. Bij de gemeente, en ook zeker binnen de stadsontwikkeling, zijn we vaak op zoek naar complexe vacatures. Want waarom zou iemand voor Gemeente Rotterdam kiezen, als er ook gewerkt kan worden bij grote bureaus of corporates? Dit is een uitdaging die we, ongeacht de coronacrisis, hebben. Dit lossen we op door op een nieuwe manier landingspagina’s te bouwen, nieuwe kanalen in te zetten en vol in te zetten op datagedreven recruitment. Op die manier hopen we geschikte kandidaten met lef te vinden.”

Zijn er bepaalde dingen die je nu wel kan doen en ‘normaal’ niet?

“Persoonlijk heb ik minder vergaderingen en degene die er zijn duren vaak minder lang. Daarnaast heb ik minder interne reistijd. Voor mijn functie reis ik soms anderhalf uur per dag tussen de locaties in Rotterdam. En ik heb natuurlijk geen reistijd naar de stad toe. Als het aan mij ligt, zou ik graag meer digitaal willen werken, maar niet volledig. Ik ga dan wel mijn collega’s missen, zowel op zakelijk als persoonlijk vlak.”

Samir: ”Over die toekomst, het digitale werken zal, denk ik, nog lang onderdeel zijn van onze cultuur. Bij de Gemeente Rotterdam werken ruim 13000 mensen. Als die allemaal via de 3m²-grote lift naar boven moeten, hebben we daar een flinke logistieke uitdaging. Tot 1 september is het bij ons in ieder geval de norm om vanuit huis te werken. Daarna zien we verder. Voor het online solliciteren verwacht ik ook dat we voorlopig zoals nu verder gaan.”

Heb je tips voor andere recruiters?

Zet vacaturehouders in als ambassadeurs. Deel de successen, zeker omdat niet iedereen zich helemaal comfortabel voelt bij de nieuwe manier van sollicitaties. Het zorgt ook voor draagvlak.

Blijf daarnaast innoveren en leren. Zo deed de Gemeente Rotterdam laatst mee aan een webinar met Bas van de Haterd over het inzetten van gamification. Ook heb ik laatst een online bijeenkomst opgezet met meerdere recruiters uit diverse sectoren. Je leert zo van elkaar.

Een andere tip is het duidelijk uitleggen aan de kandidaten hoe het sollicitatieproces er nu uit ziet. En niet alleen aan de kandidaten, ook aan de vacaturehouders en de andere betrokkenen in de selectiegroep. Dit geeft duidelijkheid en structuur, waardoor het proces relaxt zal verlopen.

Daarnaast, focus je op je webcam en niet op je scherm. Het voelt niet persoonlijk als je telkens wegkijkt.

Meer inspirerende voorbeelden van Gemeente Rotterdam

Digitale onboarding met 140 man!

Normaal krijgen we zo’n 80 nieuwe collega’s per maand. We geven ze een welkom tijdens de introductiebijeenkomst. Die duurt een dag. Zoals je hierboven kan lezen blijven wij gewoon werven, met als gevolg dat we afgelopen mei 140 nieuwe collega’s konden verwelkomen! Via Microsoft Teams hielden we een aangepaste bijeenkomst. Verschillende sprekers gaven inspirerende sessies en namen de nieuwe collega’s mee in het werken bij Gemeente Rotterdam.

Omdat het lastig is zo’n grote groep gefocust te houden, zeker digitaal, was er o.a. een squatsessie, lieten we een film zien en werd er een Rotterdam-quiz gespeeld. Ook al was dit voor iedereen een nieuwe manier van onboarden, het was een groot succes en een primeur voor Gemeente Rotterdam.

Geen woorden, maar daden: Het Klussenplein

Het Klussenplein is een verzamelplek van vacatures die door de coronacrisis zijn ontstaan voor de medewerkers van Gemeente Rotterdam. Waar sommige collega’s minder werk hebben of meer tijd over hebben, kunnen zij zich aanmelden op vacatures bij o.a. het GGD. Na goedkeuring van de leidingevende kunnen zij daar aan de slag. Op dit moment zijn er al meer dan 250 matches gemaakt. Omdat dit zo’n succes is, zal het Klussenplein ook blijven bestaan na de coronacrisis.

Wil je meer weten of ook aan je employer brand werken?

Video van Kade179: de nieuwe landschapsarchitectuur-campagne van Gemeente Rotterdam

Quirijn van der Haven
Marketing Manager Nederland