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Recruiting Timeline - Das steckt hinter Ihrem Bewerbungsprozess

Die Liste der einzelnen Schritte im Bewerbungsprozesse ist nicht nur lang, viel mehr erfordert es Zeit, diese ordnungsgemäß abzuarbeiten. Schließlich will man den passenden Kandidaten ja nicht einfach in der breiten Masse an Bewerbern verlieren. Aber was, wenn eine offene Position unbesetzt bleibt? In solchen Fällen müssen Recruiter oft tief in die Tasche greifen. Aber wie berechnen sich die Aufwände für unbesetzte Stellen? Wir haben mit Joachim Walcha gesprochen, der als Recruiter bei der Sander Holding GmbH tätig ist. Er weiß um die einzelnen Schritte im Bewerbungsprozess und kennt den zeitlichen Aufwand hinter jeder Stufe. Aber welche Schritte werden im Detail überhaupt abgearbeitet?

Wie läuft der Recruiting-Prozess normalerweise ab?

Wird eine Stelle im Unternehmen vakant, ist es die Aufgabe des Recruiters, die Stellenanzeige für die entsprechende Position zu erstellen und diese im jeweiligen Bewerbermanagementsystem anzulegen. Wann aber mit der eigentlichen Schaltung der Stellenanzeige über die Jobbörsen begonnen werden kann, hängt von mehreren Faktoren ab: Wie zeitnah wird das benötigte Budget freigegeben? Welche Medienkanäle sind die passenden für meine gewünschte Zielgruppe? Sind diese Punkte intern entschieden, wird die Stellenanzeige auf den Jobbörsen veröffentlicht.

Sobald erste Bewerbungen eingehen, sichten und selektieren Recruiter die Unterlagen, um passenden Kandidaten Terminvorschläge für Vorab-Telefoninterviews zu machen, um auf diesem Weg einen ersten Eindruck zu gewinnen. Der letzte und zeitaufwendigste Schritt ist das persönliche Vorstellungsgespräch. Bei der Vielzahl an möglichen Kandidaten für die Position können hier Wochen vergehen, bis eine finale Entscheidung zur Einstellung des jeweiligen Bewerbers getroffen ist. Recruiter müssen an diesem Punkt bedenken, dass die Kündigungsfristen von Kandidat zu Kandidat variieren und sich der Arbeitsbeginn dadurch um Monate verschieben kann. Joachim Walcha erzählte uns im Interview, wie die einzelnen Schritte im Recruiting-Prozess im Detail aussehen und wie viel Zeit dabei jede einzelne Stufe beanspruchen kann. Auf dieser Grundlage haben wir eine Infografik erstellt, die die Prozesse visuell darstellt. Zur vollständigen Ansicht einfach auf die Grafik klicken:

Wieso entstehen Kosten, wenn eine Stelle unbesetzt bleibt?

Nachdem wir gesehen haben, wie zeitaufwändig der Recruiting-Prozess in der Praxis ist, stellt sich die Frage, welche Kosten durch unbesetzte Stellen entstehen. Dieser extrem wichtige Faktor wird in Unternehmen teilweise unterschätzt. Denn jede nicht besetzte Position im Unternehmen kann in Form von Überstunden ausgeglichen oder durch andere Mitarbeiter aufgefangen werden. Das kann mangelnde Umsätze und Qualitätseinbußen zur Folge haben.

Um einzuschätzen, wie gravierend der Effekt unbesetzter Stellen tatsächlich ist, können die entstehenden Kosten mit der Kennzahl Cost-of-Vacancy, den sogenannten Vakanzkosten, berechnet werden. Hierzu wird das Jahresgehalt der entsprechenden Position durch die potentielle Anzahl der Arbeitstage pro Jahr geteilt. Dieses Ergebnis wird mit einem bestimmten Faktor zwischen 1 und 3 multipliziert. Hier wird je nach Relevanz der Position für das Unternehmen unterschieden: 1= nötig, aber weniger wichtig, 2= wichtig, 3= sehr wichtig. Diese Entscheidung treffen Recruiter je nach Dringlichkeit und nach individueller Einschätzung der jeweiligen Vakanz. So werden die Kosten der offenen Stelle pro Tag ermittelt. Um die Kosten auf den gesamten Zeitraum der Nicht-Besetzung zu errechnen, wird dieses Ergebnis noch mit der Anzahl an Tagen multipliziert, die es im Schnitt braucht, die Stelle erfolgreich zu besetzen. Auch das entscheidet sich individuell – oder angelehnt an Statistiken.

Ein Beispiel für die Berechnung der Cost-Of-Vacancy für eine strategisch wichtige Position könnte wie folgt aussehen:

Jahresgehalt der Position 40.000€ : Arbeitstage pro Jahr 250 Tage = 160 €

160 € x Faktor 3 = 480 € pro Tag.

480 € x 227 Tage* = 108.960€

In diesem Fall wäre mit Vakanzkosten in Höhe von 108.960 Euro zu rechnen.

*227 Tage = Worst-Case Szenario, angelehnt an die Infografik (s. o.)

Zusammenfassung

Wer verhindern möchte, dass in seinem Unternehmen Aufwendungen durch unbesetzte Positionen entstehen, sollte sich vor Augen halten, mit welchem zeitlichen und administrativen Aufwand die Prozesse im Recruiting verbunden sind. Im besten Fall können Recruiter mit einer erfolgreichen Einstellung eines Kandidaten nach 2,5 Monaten rechnen. Im schlimmsten Fall, abhängig von unterschiedlichen Einflussfaktoren, kann es bis zu 7 Monaten dauern, bis der passende Bewerber rekrutiert wird. Nur, wer sich die erforderliche Zeit nimmt, seine Recruiting Timeline im Auge behält und diese Prozesse strukturiert plant und proaktiv handelt, kann dauerhaft einen positiven Business Impact durch die Personalbeschaffung erreichen und kommt seinem Ziel, erfolgreich zu rekrutieren, ein großes Stück näher.

 

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Sarah Gerding
Marketing